Elektronické uchovávání (archivace) daňových dokladů

Dle § 27 odst. 1 zákona o dani z přidané hodnoty je plátce povinen uchovávat veškeré daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu deseti let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě.

Výše uvedené ustanovení se vztahuje na doklady jak v písemné, tak i v elektronické formě. Pokud tedy plátce vystavuje či přijímá daňové doklady v elektronické podobě (se zaručeným elektronickým podpisem ), bude je též v této podobě po stanovenou dobu uchovávat. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu, jejich čitelnost a za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu na žádost správce daně.

Paragraf 27 odst. 2 zákona o DPH stanoví, že daňový doklad v písemné podobě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu osoby odpovědné za jeho převod.

K tomuto mám dotaz, zda elektronický podpis zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a v návaznosti na jmenovaná ustanovení je možno elektronický podpis využít i k archivaci daňových dokladů.

Kvalifikovaný elektronický podpis zaručuje jak věrohodnost původu tak i neporušitelnost obsahu podepsaného souboru (datové věty XML, obrázku, PDF souboru, emailové zprávy, atd.)

Elektronický podpis vzniká následujícím způsobem: vypočte se hash (otisk) dokumentu, tento se zašifruje s použitím privátního klíče. Tím je elektronický podpis vytvořen a následně je přiložen k dokumentu. Příjemci se odešle původní dokument, elektronický podpis a případně veřejná část certifikátu. Příjemce pak postupuje tak, že k dokumentu znovu vypočte hash a pomocí veřejného klíče odšifruje elektronický podpis, čímž získá původní otisk. Jejich porovnáním pak zjistí, zda dokument nebyl pozměněn, tj. zda se jedná skutečně o dokument, který odesilatel napsal a podepsal.

Úřady veřejné správy, komunikující přes PVS, posílají odesílateli potvrzení o úspěšném podání dokladu opatřené časovým razítkem a kvalifikovaným certifikátem příslušného úřadu. V této doručence je uvedeno unikátní číslo transakce, pod kterým byl doklad přes PVS organizací či občanem na příslušný úřad odeslán. Tyto elektronické doručenky slouží právě pro archivaci odeslaných dokladů přes PVS na příslušný úřad veřejné správy.

Podpis může obsahovat také časové razítko, které prokazuje datum a čas podepsání dokumentu srovnatelným s rozdílem mezi klasickým podpisem a notářsky ověřeným vlastnoručním podpisem. Rozlišujeme mezi elektronickým podpisem a elektronickou značkou. Zatímco podpis označuje fyzickou osobu, která jedná svým jménem, elektronická značka může označovat i právnickou osobu nebo organizační složku státu (viz. http://www.digitalni-podpis.cz).